Определение существующей потребности в кадрах основывается на следующих этапах:
- анализ наличных трудовых ресурсов и их уровня профессиональной подготовки;
- анализ возможных или планируемых будущих потребностей в персонале;
- разработка на основании полученных данных в предыдущих этапах программы, позволяющей удовлетворить потребность в персонале
На первом этапе анализом наличных трудовых ресурсов во главе со специалистом из отдела кадров должен заниматься руководитель подразделения, которому необходимо проанализировать количество рабочих и качество их работы на каждом рабочем участке. На основании полученных данных можно сделать вывод о том, какие выполняемые функции дублируются, а где существует пробел в кадрах, в том числе и по качественному показателю (уровень профессиональной подготовки). Что же касается анализа сотрудников среднего звена, то в данном случае оценивается еще и такой показатель, как норма управляемости. В подчинении у одного линейного руководителя не должно находится более 7-10 исполнителей, исключением являются производственные подразделения, где сотрудники заняты стандартизированным трудом.
Второй этап требует от сотрудников отдела кадров более глубокой и качественной работы, поскольку здесь необходимо сопоставить не только количество наличных трудовых ресурсов с реальной потребностью в них, но и учесть при этом движение кадрового состава во временных рамках, т. е. сделать анализ текучести кадров по причине увольнений, окончания контрактов или ухода на заслуженную пенсию, в отпуск по уходу за ребенком и т. д.
На заключительном этапе сотрудниками отдела кадров во главе с руководителем разрабатывается программа, содержащая все необходимые мероприятия, которые позволяет удовлетворить потребность организации в персонале.
Прежде чем приступить к разработке данной программы необходимо определиться в следующих вопросах: сколько необходимо сотрудников, уровень их квалификации, на какие участки производства требуются и когда необходимо заполнить ими рабочие места; какие методы подбора персонала использовать при поиске кандидатов на свободные рабочие места или должности; уровень затрат на подбор персонала, а также на обучение персонала и по мере необходимости на его развитие.